¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Durante su actividad comercial, todas las empresas y profesionales generan una gran cantidad de facturas y documentación, que deben ser guardadas durante un tiempo determinado, y eso supone un grave problema de espacio, sobre todo cuando hay un gran volumen de compras y de ventas. Además, deben conservarla tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de un negocio disuelto o sin actividad.

¿Durante cuánto tiempo?

A efectos mercantiles, el artículo 30 del Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Es decir, serán de cinco años desde la presentación de los libros contables el tiempo que deberá guardar las facturas, y los mismos libros.

Por otro lado, a efectos tributarios, Hacienda sólo te podrá exigir las facturas de los últimos cuatro años desde la fecha de presentación del impuesto.

Hasta aquí, entendemos que, por norma general, se deben conservar las facturas durante, al menos, cinco años.

No obstante, hay ciertas circunstancias contables y fiscales que te obligan a conservar ciertas facturas durante más tiempo.

En el caso de facturas correspondientes a la adquisición de bienes que han sido inmovilizados, se deberán guardar las facturas durante todo el tiempo que dure la amortización del bien.

Además, para los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades que se apliquen la deducción por compensación de bases imponibles negativas, deberán conservar todas las facturas durante todo el tiempo en el que se apliquen la compensación, por si le fuera requeridas por Hacienda.

Por tanto, aunque por lo general se guardan las facturas de los últimos 5 años, hay que tener presente que habrá alguna factura y documento que deba guardarse durante un periodo de tiempo mayor.

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